commBLUE
Die Kommunikation innerhalb von Unternehmen und Organisationen ist ein elementarer Bestandteil erfolgreicher und effizienter Arbeit.
Sie stellt den Dialog zwischen den Mitarbeitern und der Unternehmensleitung sicher und sorgt für eine effektive Kooperation und Koordination bei den anstehenden Aufgaben und Projekten.
Gerade größere und dezentral organisierte Firmen und Verbände verbreiten ihre Informationen jedoch primär über Briefe und Faxe. In manchen Fällen erfolgt der Versand auch per E-Mail; dann aber häufig nur mit einem einfachen E-Mail-Programm, das für den Massenversand und eine effiziente Informationsverteilung ungeeignet ist und den am laufenden Projekt beteiligten Personen nur bedingte Transparenz im täglichen Workflow ermöglicht.
Hier setzt commBLUE an. Es stellt den kompletten Informationsfluss auf ein elektronisches System um und sorgt dafür, dass die Kommunikation innerhalb verschiedener Projekte und Aufgaben für den dafür zugangsberechtigten Nutzer unmittelbar und jederzeit nachvollziehbar bleibt.
Der Zugriff in das System erfolgt hierbei webbasiert über eine responsive Oberfläche oder als sinnvolle Ergänzung über eine native App, welche Sie Ihre Mitglieder noch direkter erreichen lässt.
Durch die Anordnung der einzelnen Benutzer des Systems in Gruppen sorgt commBLUE dafür, dass jeder nur in jene Informationsverteiler aufgenommen wird, die für ihn von Belang sind. Gleichzeitig werden alle versendeten Rundschreiben und Dokumente in einem Archiv gespeichert, die dadurch - unter Berücksichtigung der Berechtigungen - auch zu einem späteren Zeitpunkt mit intelligenten Suchfunktionen recherchierbar sind.
commBLUE Module
Auch commBLUE ist durch seinen modularen Aufbau leicht zu erweitern.
Überblick
Einen kurzen Überblick aktueller Module sehen Sie hier:
Multi-Frontend
Meist haben Verbände verschiedene Unterverbände, mit sehr großen Überschneidungen bei Ihren einzelnen Mitgliedern. Diese Unterverbände arbeiten oft eng mit dem Mutterverband zusammen. Wir haben commBLUE deshalb die Möglichkeit gegeben, den Zugriff auf ein Dokumenten-Archiv über verschieden gestaltete Umgebungen zu gewähren. So kann sich jeder Verband in seinem eigenen Layout präsentieren und trotzdem ist nur ein commBLUE Redaktionssystem zur Pflege der Daten erforderlich.
Es wird zunächst für den Unterverband eine eigene Umgebung eingerichtet, die sich optisch an den Website-Auftritt des Unterverbandes anlehnen kann. Die Benutzer können dann gezielt für den Zugriff auf die eine und/oder andere Umgebung freigeschaltet werden. Auch die Dokumente können entweder im Namen des Verbandes und/oder des Unterverbandes eingestellt und damit nur in einer oder auch in beiden Oberflächen verfügbar gemacht werden. So können Mitteilungen und Informationen, die ein Verband einstellt, gleichzeitig auch den Benutzern der jeweils anderen Oberfläche zugänglich gemacht werden. Durch die Verwaltung beider Oberflächen mit nur einem Redaktionsbereich wird der redaktionelle Aufwand gesenkt und es entstehen sinnvolle Synergien, von denen vor allem auch die Mitglieder profitieren.
Es wird zunächst für den Unterverband eine eigene Umgebung eingerichtet, die sich optisch an den Website-Auftritt des Unterverbandes anlehnen kann. Die Benutzer können dann gezielt für den Zugriff auf die eine und/oder andere Umgebung freigeschaltet werden. Auch die Dokumente können entweder im Namen des Verbandes und/oder des Unterverbandes eingestellt und damit nur in einer oder auch in beiden Oberflächen verfügbar gemacht werden. So können Mitteilungen und Informationen, die ein Verband einstellt, gleichzeitig auch den Benutzern der jeweils anderen Oberfläche zugänglich gemacht werden. Durch die Verwaltung beider Oberflächen mit nur einem Redaktionsbereich wird der redaktionelle Aufwand gesenkt und es entstehen sinnvolle Synergien, von denen vor allem auch die Mitglieder profitieren.
Stellungnahmen
Um Ihre Arbeit optimal nach den Ansprüchen Ihrer Mitglieder auszurichten, können Stellungnahmen der Mitglieder sehr hilfreich sein. Das Modul "Stellungnahmen" gibt Ihnen die Möglichkeit, zu ausgewählten Dokumenten derartiges Feedback mit minimalem Aufwand einzuholen. Sie müssen lediglich beim Einstellen des Dokuments mit angeben, dass und bis wann Sie eine Stellungnahme wünschen. Dokumente, zu denen Sie eine Stellungnahme erbitten, werden dann bereits in der Dokumentenliste und in der E-Mail mit einem entsprechenden Vermerk versehen, damit die Empfänger sofort sehen, dass hier seine Meinung gefragt ist. Wird das Dokument aufgerufen, wird dem Benutzer ein Link angezeigt, der direkt zu einem einfachen Formular führt, in welches die Stellungnahme eingegeben werden kann. Da sich die Benutzer bereits für den Zugriff auf den geschützten Bereich authentifiziert haben, kann das System die Stellungnahmen eindeutig einem Benutzer zuordnen. Die Stellungnahmen werden automatisch mit Urheber und Eingabezeitpunkt gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Beim Einrichten der Stellungnahme kann eine E-Mail-Adresse angegeben werden, an die jede einzelne Stellungnahme sofort nach Eingabe im System geschickt wird. Die Nutzer wiederum können, bis zum von Ihnen eingestellten Abgabetermin, ihre Stellungnahme jederzeit ergänzen oder ändern. Als Hilfestellung wird den Benutzern eine Art "To-Do-Liste" angeboten, auf der nur die Dokumente aufgeführt werden, zu denen eine Stellungnahme abgegeben werden kann.
Passwort vergessen
Über den Redaktionsbereich haben Sie die Möglichkeit, mit wenigen Klicks einem Benutzer, der sein Passwort vergessen hat, ein neues Einweg-Passwort zuzuweisen und den Versand auszulösen. Über das Modul "Passwort vergessen" wird auf der Webseite ein zusätzliches Formular angeboten, über das sich Benutzer ein neues Einweg-Passwort generieren und per E-Mail zuschicken lassen können. Dazu muss lediglich der Benutzername eingegeben werden. Alternativ dazu kann auch eine E-Mail-Adresse eingegeben werden. Innerhalb weniger Minuten wird dann automatisch das neue Einweg-Passwort per E-Mail an die erste E-Mail-Adresse des Benutzers geschickt. Sofern es nur genau einen Benutzer gibt, der diese E-Mail-Adresse verwendet, wird der Prozess ebenfalls ausgelöst.
Über ein weiteres Modul Datenpflege (User Profile Editor) existiert innerhalb des geschützten Bereichs eine Möglichkeit, die es dem Nutzer jederzeit erlaubt, sein Passwort selbst zu ändern.
Über ein weiteres Modul Datenpflege (User Profile Editor) existiert innerhalb des geschützten Bereichs eine Möglichkeit, die es dem Nutzer jederzeit erlaubt, sein Passwort selbst zu ändern.
Datenpflege
Mit dem Modul erhalten die Benutzer die Möglichkeit, ihre vollständigen Daten jederzeit einzusehen und auch selbst zu bearbeiten. Sie können dann ihre E-Mail-Adresse, Anrede und auch Passworte jederzeit selbst ändern. Ändert der Benutzer seine E-Mail-Adresse, kann diese Änderung vom System wie ein "Antrag" behandelt werden. Das System speichert die Adresse vorerst zwischen, bis ein Redakteur, die geänderte E-Mail bestätigt hat. So kann zum Beispiel verhindert werden, dass ein Mitarbeiter eines Mitgliedsunternehmens, welcher dieses verlässt, seine E-Mail-Adresse unbemerkt auf die neue Adresse beim neuen Arbeitgeber umstellen kann.
Sammel-Abonnement
Die Abonnements werden um sogenannte Sammelabonnements erweitert. Diese unterscheiden sich von den normalen Abonnements dadurch, dass Benutzer, welche über diese Abonnements benachrichtigt werden, nicht unmittelbar nach Einstellung der neuen Dokumente benachrichtigt werden. Die Benachrichtigung erfolgt erst später zu bestimmten, vorher festgelegten Zeiten. Damit kann zum Beispiel verhindert werden, dass viele Dokumente am Tag auch mehrere Benachrichtigungen nach sich ziehen und bei den Benutzern eher als störend empfunden werden. Mit diesem Modul können sie dann automatisch zu bestimmten Zeiten über mehrere Dokumente auf einmal informieren. Für ein Sammelabonnement kann für jeden Wochentag eine Versandzeit auf Stunden genau festgelegt werden. So kann beispielsweise ein Abonnement "Neues vom Tage" Montags bis Donnerstag um 16:00 Uhr und Freitags um 14:00 versendet werden. Für jeden Empfänger enthält die Benachrichtigung dann alle Ankündigungen von Dokumenten, die beim Einstellen für dieses Abonnement vorgemerkt wurden und nicht bereits durch vorhergehende Benachrichtigungen abgedeckt sind.
Gesamtdokument
Das Modul bietet den Benutzern auf der Webseite automatisch die Möglichkeit an, das Dokument nebst allen seinen Anlagen als einzelne Datei herunterzuladen. Ein einzelnes Speichern einzelner Dokumente entfällt somit. Handelt es sich ausschließlich um PDF-Dokumente, wird das Gesamtdokument als ein PDF-Dokument erstellt. In allen anderen Fällen wird ein ZIP-Archiv erstellt, das zumindest das Herunterladen aller Dateien in einem Schritt zulässt. Das System erzeugt diese Gesamtdokumente automatisch, wann immer sich an einer der Anlagen oder an der Zusammenstellung etwas verändert wurde.
Gesamtdokument E-Mail-Versand
Mit dieser Erweiterung kann der Benutzer ganz einfach aus der Dokumenten-Ansicht eine E-Mail an sich selbst senden. Diese E-Mail enthält einen Link zum Download des PDF-Dokuments. Besitzt das Dokument Anlagen, wird ein Gesamtdokument bzw. ein ZIP-Archiv erzeugt, welches alle Anlagen beinhaltet. Die Dateien können dabei ohne Login direkt heruntergeladen werden.
Veranstaltungsanmeldung
Mit diesem Modul können Sie Veranstaltungen anlegen und Zugangsberechtigten die Zu- und Absage ermöglichen. Zu einer Veranstaltung können dazu der Titel, eine Beschreibung, Beginn und Ende der Veranstaltung sowie ein Veranstaltungsort eingegeben werden. Die Veranstaltung kann dann für beliebig viele Gruppen freigegeben werden, deren Mitglieder sie sehen können. Zusätzlich kann sie zur Anmeldung freigegeben werden, wobei noch verschiedene weitere Einstellungen vorgenommen werden können.
Bei der Einstellung von Dokumenten kann jedes Dokument mit einer Veranstaltung verknüpft werden, sodass die Veranstaltungsinformationen und gegebenenfalls die Anmeldemaske dazu automatisch beim Aufruf des Dokuments angeboten werden, sofern die Freigaben entsprechendes erlauben. Beim Aufruf einer Veranstaltung werden dann auch die Dokumente mit angezeigt, die auf diese Veranstaltung verweisen.
Bei der Einstellung von Dokumenten kann jedes Dokument mit einer Veranstaltung verknüpft werden, sodass die Veranstaltungsinformationen und gegebenenfalls die Anmeldemaske dazu automatisch beim Aufruf des Dokuments angeboten werden, sofern die Freigaben entsprechendes erlauben. Beim Aufruf einer Veranstaltung werden dann auch die Dokumente mit angezeigt, die auf diese Veranstaltung verweisen.
Verteilerpflege
Über diese Funktion wird dem Benutzer selbst die Möglichkeit gegeben, zu entscheiden, auf welchen Verteilern er stehen möchte.
Er sieht dazu eine Liste aller Verteiler, für die er eine Berechtigung hat. Durch einfaches Anklicken der dazu freigegebenen Verteiler kann er diese abonnieren oder abbestellen. Möglich ist auch, dass zunächst ein Redakteur die Änderungen bestätigen muss, damit diese gültig werden.
Da das System beim Versand der Dokumente immer jede einzelne Berechtigung der Benutzer berücksichtigt, wird bei der Verwaltung der Verteiler durch die Mitglieder selbst keine Sicherheitslücke aufgetan.
Er sieht dazu eine Liste aller Verteiler, für die er eine Berechtigung hat. Durch einfaches Anklicken der dazu freigegebenen Verteiler kann er diese abonnieren oder abbestellen. Möglich ist auch, dass zunächst ein Redakteur die Änderungen bestätigen muss, damit diese gültig werden.
Da das System beim Versand der Dokumente immer jede einzelne Berechtigung der Benutzer berücksichtigt, wird bei der Verwaltung der Verteiler durch die Mitglieder selbst keine Sicherheitslücke aufgetan.
commBLUE - App
Mit der commBLUE - App bleiben Sie immer und überall auf dem Laufenden.
App-Vorteile
Hier sehen Sie eine Übersicht zu den Vorteilen der commBUE - App.
Push Benachrichtigungen
Da die commBLUE - App die Möglichkeit bietet, native Funktionalitäten mobiler Endgeräte zu nutzen, haben wir hier die Möglichkeit der Mitglieder-Benachrichtigung mittels Push-Dienst implementiert. Aktuelle Meldungen erscheinen somit bereits auf dem Sperrbildschirm des Nutzers (natürlich abhängig von seiner persönlicher Benachrichtigungseinstellung).
Die commBLUE - App nutzt somit einen der direktesten Wege um Neuigkeiten an Ihre Mitglieder zu publizieren.
Die commBLUE - App nutzt somit einen der direktesten Wege um Neuigkeiten an Ihre Mitglieder zu publizieren.
Offline-Dokumente
Mit der commBLUE - App können Sie sich Dokumente auch offline speichern. So haben Sie später zu jeder Zeit die Möglichkeit, sich diese gespeicherten Dokumente anzusehen. Egal ob Sie hierbei den Flugmodus aktiviert oder vielleicht einfach nur keinen Empfang haben.
Kontaktloser Check-in
Als Ergänzung lässt sich die App über ein Veranstaltungsmodul erweitern. Über entsprechende Schnittstellen zu unserer Adressverwaltung addressBLUE erhalten Sie die entsprechenden Tickets ebenfalls direkt auf Ihr Handy. Ein optional integrierter QR-Code bringt hierbei die Möglichkeit der kontaktlosen Teilnahme vor Ort bereits mit.
Alleinstellungsmerkmale
commBLUE bietet Ihnen zudem die folgenden Alleinstellungsmerkmale:
Backend und Frontend
Das Backend ist die Schaltzentrale von commBLUE, in der Sie Ihre gesamte Kommunikation verwalten: hier legen Sie zum Beispiel Benutzer an, stellen Gruppen und Verteiler zusammen, vergeben Rechte oder pflegen Ihre Dokumente ein. Alles, was Sie dazu brauchen, ist ein Rechner mit Internetzugang und Browser. Eine gesonderte Software ist nicht nötig.
Das Archiv
Alle Dokumente, die Sie einstellen oder versenden, werden automatisch im Archiv gespeichert. So können Ihre Informationen nachhaltig genutzt werden. Ihre Mitglieder können online mit einem persönlichen Kennwort auf dieses Archiv zugreifen. Jedem Nutzer werden hier automatisch nur die Dokumente angezeigt, für die er eine Leseberechtigung besitzt.
Das Archiv hat auch für Ihren E-Mail-Versand einen Vorteil: Der Datentransfer wird auf ein Minimum reduziert und der Server nur wenig belastet. Sie müssen PDF-Dokumente oder sonstige Dateien dank des Archivs nämlich nicht direkt per E-Mail versenden, sondern können mit einem direkten Link in der E-Mail einfach auf die Datei im Archiv verweisen.
Das Archiv hat auch für Ihren E-Mail-Versand einen Vorteil: Der Datentransfer wird auf ein Minimum reduziert und der Server nur wenig belastet. Sie müssen PDF-Dokumente oder sonstige Dateien dank des Archivs nämlich nicht direkt per E-Mail versenden, sondern können mit einem direkten Link in der E-Mail einfach auf die Datei im Archiv verweisen.
Statistiken
Im Backend lassen sich detaillierte Statistiken über die Zugriffe der Benutzer anzeigen. Anhand dieser erkennen Sie, welche Dokumente wie oft aufgerufen wurden und wie der Zugriff auf das Archiv an den einzelnen Tagen variiert.
Die Such- und Sortierfunktionen
Über eine umfangreiche Volltextsuche hat jeder Benutzer die Möglichkeit, nicht nur nach Titel, Datum oder Beschreibungstext der Dokumente, sondern auch in ihren Inhalten zu suchen, da auch der Text innerhalb der PDF-Dateien für die Suche indiziert wird, sofern sie mit Adobe Acrobat, OpenOffice oder einem mit einem Texterkennungsverfahren (OCR) konvertiert worden sind. Operatoren wie UND, ODER oder NICHT sowie eingrenzbare Zeiträume machen die Suche dabei noch komfortabler. Bei der Suche innerhalb eines Dokuments hilft Ihnen die Suchfunktion des Acrobat Readers.
Um die Dokumente nicht nur nach chronologischer Reihenfolge sortieren zu lassen, können Sie diese beim Anlegen genauer kategorisieren. Die Einordnung in Rubriken wie z.B. "Rundschreiben", "Pressemitteilung", "Protokoll", "Umfrage" ermöglicht es, Dokumente nur zu einem gewünschten Thema/ einer Kategorie herauszufiltern.
Selbstverständlich werden jedem Benutzer nur jene Dokumente als Suchergebnis angezeigt, für die er in der Benutzerverwaltung im Backend auch eine Leseberechtigung erhalten hat.
Um die Dokumente nicht nur nach chronologischer Reihenfolge sortieren zu lassen, können Sie diese beim Anlegen genauer kategorisieren. Die Einordnung in Rubriken wie z.B. "Rundschreiben", "Pressemitteilung", "Protokoll", "Umfrage" ermöglicht es, Dokumente nur zu einem gewünschten Thema/ einer Kategorie herauszufiltern.
Selbstverständlich werden jedem Benutzer nur jene Dokumente als Suchergebnis angezeigt, für die er in der Benutzerverwaltung im Backend auch eine Leseberechtigung erhalten hat.
Ihnen fehlt eine gewünschte Funktion? Sprechen Sie uns einfach an! Weitere Module sind bereits in Entwicklung oder werden ganz speziell für Sie neu entwickelt.
